Automatisierung, die dir Büroarbeit abnimmt
Angebote schreiben, Rechnungen abtippen, Mails sortieren, Listen pflegen. QXJ Digital baut dir Automatisierung, die dir genau diese Büroarbeit abnimmt, damit du die Kontrolle behältst und deine Zeit zurückbekommst.
- 01 / 03 Alles kommt an einer Stelle an.
Ob Formular, Mail, Beleg oder Anruf, alles wird erkannt und landet nicht mehr in fünf verschiedenen Postfächern.
- 02 / 03 Deine Regeln entscheiden.
Du legst fest, was von allein laufen darf und wo du vorher gefragt wirst. Die KI liest und sortiert, die Freigabe bleibt bei dir.
- 03 / 03 Das Ergebnis liegt bereit.
Das Angebot ist geschrieben, die Rechnung gebucht, der Termin eingetragen. Du prüfst kurz und gibst frei.
Du hast deinen Betrieb nicht gegründet, um Daten von einem Programm ins andere zu kopieren.
Genau das passiert aber, jeden Tag, in fast jedem Büro. Wir bauen die Abläufe, die es dir abnehmen.
Kommt dir das bekannt vor?
- 01 / 06 Das Angebot wartet seit Dienstag
Der Kunde hat längst beim Mitbewerber angerufen, weil du erst am Wochenende zum Schreiben kommst.
- 02 / 06 Rechnungen tippst du ab
Jede Eingangsrechnung wird geöffnet, gelesen und Zeile für Zeile in die Buchhaltung übertragen.
- 03 / 06 Dieselbe Mail, jeden Tag
Bei Öffnungszeiten, Lieferstatus und Terminwunsch beantwortest du immer wieder die gleichen Fragen von Hand.
- 04 / 06 Drei Programme, drei Wahrheiten
Der Kunde steht im Kundensystem anders als auf der Rechnung, und im Kalender fehlt er ganz.
- 05 / 06 Die Excel-Liste kennt nur einer
Ist die Kollegin im Urlaub, weiß niemand, wie die Auswertung für den Monatsabschluss entsteht.
- 06 / 06 Zettel am Bildschirm
Rückrufe und Zusagen kleben als Notiz am Monitor, bis eine davon unbemerkt herunterfällt.
Automatisierung von der Anfrage bis zur Antwort
Sechs Stationen, fünf davon ohne dein Zutun. An der einen, die zählt, entscheidest du. So bleibt Automatisierung ein Werkzeug und wird kein Blindflug.
- 01 · Kunde Anfrage kommt hereinÜber die Website, abends um halb zehn.
- 02 · KI Inhalt wird verstandenBadsanierung, zwölf Quadratmeter, Wunschtermin im Mai.
- 03 · System Kontakt wird angelegtMit allen Angaben, ohne Tippfehler.
- 04 · System Angebot wird vorbereitetPositionen und Preise aus deinem Katalog.
- 05 · Du Du gibst freiEin Blick, ein Klick. Die Entscheidung bleibt bei dir.
- 06 · System Kunde bekommt AntwortAm nächsten Morgen, bevor er woanders anfragt.
Acht Wege, dir Arbeit abzunehmen
Jede Zeile zeigt im Fenster daneben, was dahinter passiert. Such dir die Stelle aus, an der es bei dir am meisten klemmt, denn dort fangen wir an.
- 01 Prozessautomatisierung im Detail Wiederkehrende Abläufe laufen von allein durch
- 02 KI-Assistenten im Detail Beantwortet Anfragen und sortiert sie vor
- 03 Dokumentenverarbeitung im Detail Rechnungen und Belege werden gelesen statt abgetippt
- 04 E-Mail-Automatisierung im Detail Das Postfach sortiert sich und schlägt Antworten vor
- 05 Schnittstellen im Detail Deine Programme tauschen Daten selbst aus
- 06 Individuelle Tools im Detail Kleine Werkzeuge für genau eine Aufgabe
- 07 Angebote und Rechnungen im Detail Vom Aufmaß zum fertigen Angebot ohne Tipparbeit
- 08 Reporting und Dashboards im Detail Deine Zahlen sammeln sich selbst an einem Ort
Was kostet dich die Handarbeit?
Nimm einen Vorgang, der sich ständig wiederholt, etwa Rechnungen erfassen, Angebote tippen oder Anfragen übertragen. Stell die Regler ein und sieh, was im Jahr zusammenkommt.
Jede Branche hat ihre eigene Zettelwirtschaft
Deine Branche fehlt? Abläufe ähneln sich mehr, als man denkt, also erzähl uns, wie du arbeitest.
-
01 / 06 Automatisierung für Handwerk Weniger Büro nach Feierabend -
02 / 06 Automatisierung für Immobilienmakler Anfragen, Exposés und Termine ohne Handarbeit -
03 / 06 Automatisierung für Steuerberater Belege und Mandantenpost kommen sortiert an -
04 / 06 Automatisierung für Arztpraxen Das Telefon klingelt seltener, die Anmeldung atmet auf -
05 / 06 Automatisierung für Onlinehandel Von der Bestellung bis zum Versand ohne Kopieren -
06 / 06 Automatisierung für Agenturen und Dienstleister Onboarding, Zeiten und Berichte laufen mit
Vier Sätze, an denen du uns messen kannst
- Nicht alles gehört automatisiert.
Manche Aufgabe kommt nur zweimal im Jahr vor und bleibt deshalb Handarbeit, und das sagen wir dir auch, statt dir ein Projekt zu verkaufen.
- KI entscheidet nicht allein über Geld und Kunden.
Sie liest, sortiert und bereitet vor, und wo ein Fehler teuer wäre, gibt ein Mensch frei, was Sekunden kostet und eine Menge Ärger spart.
- Ein kleiner Ablauf, der läuft, schlägt den großen Plan.
Wir fangen mit einer Sache an, die dich jede Woche nervt, und wenn die funktioniert, kommt die nächste.
- Dein Wissen gehört dir.
Du bekommst Zugriff auf alles, was wir bauen, samt verständlicher Beschreibung, denn Abhängigkeit ist kein Geschäftsmodell.
In vier Schritten zum laufenden Ablauf
Kein Großprojekt und kein Workshop über drei Tage. Wir nehmen einen Ablauf, bauen ihn und lernen daraus für den nächsten.
- ZuhörenDu erzählst, was dich Zeit kostet. Wir fragen nach, bis wir den Ablauf verstanden haben. Das erste Gespräch verpflichtet dich zu nichts.
- AufzeichnenWir zeichnen den Ablauf auf und zeigen dir, welche Schritte Technik übernehmen kann und was das kostet. Du entscheidest mit einem festen Angebot in der Hand.
- Bauen und testenWir bauen den Ablauf und prüfen ihn mit deinen echten Fällen. Erst wenn er dort besteht, geht er in den Betrieb.
- Übergeben und betreuenDu bekommst eine Einweisung und eine Beschreibung. Wir überwachen den Ablauf und sind da, wenn sich etwas ändert.
Begriffe, die du nicht googeln musst
API, Webhook, RAG, die Branche liebt Abkürzungen, und wir erklären 24 Begriffe rund um Automatisierung so, dass man sie beim Kaffee weitererzählen kann.
Fragen zur Automatisierung, die uns oft gestellt werden
Was genau macht QXJ Digital?
Wir bauen Automatisierung für kleine und mittlere Betriebe. Das sind Abläufe zwischen deinen Programmen, KI-Assistenten für wiederkehrende Anfragen und kleine Werkzeuge für Aufgaben, die keine fertige Software löst. Das Ziel ist immer dasselbe: weniger Handarbeit im Büro.
Für wen lohnt sich Automatisierung?
Für jeden Betrieb, in dem sich Büroarbeit wiederholt. Das kann der Malerbetrieb mit vier Leuten sein, die Kanzlei, die Praxis oder der Onlineshop. Entscheidend ist nicht die Größe, sondern wie oft derselbe Handgriff vorkommt.
Brauche ich dafür technisches Wissen?
Nein, denn du kennst deinen Betrieb und wir kennen die Technik. Du musst uns nur zeigen können, wie du heute arbeitest. Die Bedienung danach ist so einfach wie eine Mail zu öffnen.
Was kostet ein Projekt?
Das hängt vom Ablauf ab, deshalb nennen wir hier keine Pauschale. Nach dem ersten Gespräch bekommst du ein festes Angebot für einen klar beschriebenen Umfang.
Ist das mit dem Datenschutz vereinbar?
Ja, wenn man es von Anfang an mitplant. Wir halten für jedes Projekt fest, welche Daten wohin fließen, wählen passende Anbieter aus und regeln die Verarbeitung vertraglich. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht, aber es gibt deinem Datenschutzbeauftragten alles an die Hand.
Welcher Handgriff nervt dich am meisten?
Erzähl uns davon, und wir sagen dir ehrlich, ob er sich automatisieren lässt, was das kostet und ob es sich für dich rechnet.
Du erreichst uns über das Kontaktformular oder per Mail an info@qxj.de.